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Spesenabrechnung – der unliebsamen Begleiterscheinung des Außendienstes Herr werden!

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Im Außendienst wird das Erfassen und Abrechnen von Reisekosten schnell zum lästigen Zeitfresser. Deshalb übernimmt DeDeSales nun auch die Spesenabrechnung: So gehören umständliche oder doppelte Eingaben der Vergangenheit an, sämtliche rechtliche Rahmenbedingungen werden berücksichtigt – und der Außendienst kann sich ganz der erfolgreichen Kundenbetreuung widmen!

Für die Reisekostenerfassung gibt es zwar unzählige Software-Lösungen, für Außendienstmitarbeiter sind diese aber meist unpraktisch. Denn viele Daten, die bereits an anderer Stelle hinterlegt sind, müssen erneut eingegeben werden. Eine gewissenhafte Eingabe frisst Zeit und kann schnell nerven – stehen doch Kundengewinnung und -bindung im Vordergrund.

Als Experte für die Digitalisierung im Unternehmen lassen uns solche Herausforderungen natürlich nicht kalt. So haben wir wieder einmal das Ohr ganz nah an den Markt gehalten und DeDeSales erneut zum wertvollen Assistenten für den Außendienst befähigt. Denn unsere mobile Vertriebs-Software unterstützt nicht nur bereits bei der digitalen Auftragserfassung und bei der Tourenplanung, die Daten lassen sich auch nutzen, um Reisekosten zu erfassen und ermitteln.

Dazu zählen beispielsweise:

  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsmehraufwände und -abzüge, für die das Bundesfinanzministerium Regelsätze und Pauschalen festgelegt hat
  • Reisenebenkosten wie zum Beispiel Parkgebühren

Reisekosten einfach und schnell ermitteln

Das Vorgehen ist dabei denkbar simpel und in wenigen Arbeitsschritten erledigt. Der Außendienstmitarbeiter gibt grundlegende Informationen bereits tagsüber in DeDeSales ein. Zu Tagesbeginn notiert er Datum, Uhrzeit, Ort und Kilometerstand – und aktualisiert diese nach dem letzten Kundenbesuch. Per Klick lässt sich im gleichen Schritt bequem auswählen, ob eine Übernachtung stattfand oder Ausgaben für die Verpflegung anfielen. Kommentare oder Hinweise an die Buchhaltung können im Freitextfeld ergänzt werden.

Das fertige Dokument mit sämtlichen Kosten, Kostenarten, (digitalen) Belegen und der Gesamtsumme landet anschließend bequem als .pdf per Mail im Posteingang des entsprechenden Ansprechpartners. Anhand der Übersicht lassen sich später eingereichte Originalbelege schnell zuordnen, wenn zum Beispiel Ihre Buchhaltung im Backend Verpflegungspauschalen und eventuelle Abzüge prüft.

Damit gehört unnötiger Mehraufwand endgültig der Vergangenheit an! Für das Außendienst-Team ist der Papierkrieg bei der Spesenabrechnung ebenfalls passé – es profitiert von einem guten, entspannten Start in den Abend oder ins Wochenende.

DeDeSales bietet eine Vielzahl weiterer Module, die Ihren Vertrieb entlasten – von der Tourenplanung, dem Auftragsmanagement bis zu umfassenden Statistiken zur Umsatzentwicklung. Sie möchten mehr wissen? Erfahren Sie hier, wie DeDeSales Ihre Prozesse beschleunigt.

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