Spesenabrechnung mit DeDeSales: zeitsparend und zuverlässig
Im Außendienst wird das Erfassen und Abrechnen von Reisekosten schnell zum lästigen Zeitfresser. Deshalb übernimmt DeDeSales auch die Spesenabrechnung: Umständliche oder doppelte Eingaben sind passé, sämtliche rechtliche Rahmenbedingungen werden berücksichtigt und der Außendienst kann sich ganz der erfolgreichen Kundenbetreuung widmen!
Für die Reisekostenerfassung gibt es zwar unzählige Software-Lösungen, für Außendienstmitarbeitende sind diese aber meist unpraktisch. Denn viele Daten, die bereits an anderer Stelle hinterlegt sind, müssen erneut eingegeben werden. Eine gewissenhafte Eingabe frisst Zeit und kann schnell nerven – stehen doch Kundengewinnung und -bindung im Vordergrund.
Als Experte für die Digitalisierung im Unternehmen lassen uns solche Herausforderungen natürlich nicht kalt. Deshalb unterstützt unsere mobile Vertriebs-Software nicht nur bei der digitalen Auftragserfassung und bei der Tourenplanung, die Daten lassen sich auch nutzen, um Reisekosten zu erfassen und ermitteln.
Dazu zählen beispielsweise:
- Übernachtungskosten
- Verpflegungsmehraufwände und -abzüge nach festgelegten Regelsätzen und Pauschalen
- Reisenebenkosten wie zum Beispiel Parkgebühren
Reisekosten einfach und schnell ermitteln
Das Vorgehen ist dabei denkbar simpel und in wenigen Arbeitsschritten erledigt. Außendienstmitarbeitende geben grundlegende Informationen bereits im Tagesverlauf in DeDeSales ein. Zu Tagesbeginn notieren sie Datum, Uhrzeit, Ort und Kilometerstand – und aktualisieren diese nach dem letzten Kundenbesuch. Per Klick lässt sich im gleichen Schritt bequem auswählen, ob eine Übernachtung stattfand oder Ausgaben für die Verpflegung anfielen. Kommentare oder Hinweise an die Buchhaltung können im Freitextfeld ergänzt werden.
Das fertige Dokument mit sämtlichen Kosten, Kostenarten, (digitalen) Belegen und der Gesamtsumme landet anschließend bequem als .pdf per E-Mail im Posteingang der zuständigen Abteilung. Anhand der Übersicht lassen sich später eingereichte Originalbelege schnell zuordnen, wenn zum Beispiel die Buchhaltung im Backend Verpflegungspauschalen und eventuelle Abzüge prüft.
Damit gehört unnötiger Mehraufwand und Papierkrieg bei der Spesenabrechnung für Ihr Außendienst-Team endgültig der Vergangenheit an!
DeDeSales bietet eine Vielzahl weiterer Module, die Ihren Vertrieb entlasten – von der Tourenplanung über das Auftragsmanagement bis hin zu umfassenden Statistiken zur Umsatzentwicklung. Sie möchten mehr wissen? Erfahren Sie auf unserer Website, wie DeDeSales Ihre Prozesse beschleunigt.
Die Vorteile von DeDeSales stellt Ihnen auch unser Erklärvideo auf YouTube vor:
